Die zunehmende Digitalisierung führt dazu, dass immer mehr Arbeitsabläufe digitalisiert werden. Hierzu zählen auch Prozesse innerhalb der Buchhaltung und in Vorbereitung der Steuerprüfung. Dabei spielen elektronische Rechnungen eine zentrale Rolle. Grund hierfür ist, dass sie sowohl den Arbeitsaufwand reduzieren als auch die Transparenz sowie die Effizienz der Buchführung erhöhen können. Damit es zu keinen Problemen bei der Steuerprüfung kommt, erklären wir Ihnen im Rahmen dieses Artikels, was es bei der Aufbewahrung und der Organisation von elektronischen Rechnungen zu beachten gilt.
Auswirkungen der Digitalisierung auf die Steuerprüfung
Die Digitalisierung hat zu einer Revolution innerhalb der Buchhaltung geführt. Manuelle Prozesse und physische Papierdokumente gehören der Vergangenheit an, da Daten heutzutage hauptsächlich elektronisch erfasst und verarbeitet werden. Die Einführung elektronischer Rechnungen hat auch Auswirkungen auf die Steuerprüfung. Grund hierfür ist, dass der gesamte buchhalterische Prozess transparenter und effizienter geworden ist, was eine schnellere und genauere Prüfung durch die Finanzbehörden ermöglicht. Schließlich sind elektronische Rechnungen leichter zugänglich und lassen sich einfacher durchsuchen. Somit ist im Rahmen der elektronischen Speicherung sowie der Archivierung eine bessere Überprüfbarkeit der Rechnungen gegeben.
Anforderungen an die Rechnungsstellung
Bei der Rechnungsstellung gilt es, einige Anforderungen zu erfüllen, um den gesetzlichen Vorgaben nachzukommen. Elektronische Rechnungen müssen vor sämtlichen Veränderungen geschützt sowie im Originalformat aufbewahrt werden. Die Rechnung lediglich auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, ist nicht zulässig. Verarbeitungen und Archivierungen von Rechnungen müssen genau protokolliert werden. Das verwendete IT-System muss dazu in der Lage sein, die Daten vor einem Verlust zu schützen, sei dieser durch Vernichtung, Diebstahl oder Unauffindbarkeit verursacht.
Gewährleistung der Lesbarkeit
Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Lesbarkeit der Rechnung sowohl für die eigenen Mitarbeiter als auch für externe Adressaten wie Betriebsprüfer lesbar ist. Die Lesbarkeit muss bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden. Das bloße Anzeigen der Daten im Rahmen von strukturierten Formaten ist allerdings für eine Steuerprüfung nicht ausreichend. Es gilt, die Rechnungsdaten ähnlich wie bei einer Papierrechnung dazustellen.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Unternehmen müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten, die für die Ausstellung und die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gelten. Andernfalls drohen neben Bußgeldern auch rechtliche Konsequenzen. Wer international tätig ist, muss sicherstellen, dass die elektronischen Rechnungen den nationalen sowie internationalen Vorschriften entsprechen. Ab dem 1.1.2025 gilt eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Das bedeutet, dass ab diesem Datum die Verwendung von elektronischen Rechnungen zur Pflicht wird und Unternehmen zwingend E-Rechnungen erstellen und über diese abrechnen müssen. Da der Aufwand für die Umsetzung aller Voraussicht nach hoch ausfallen wird, gibt es Übergangsregeln, die in § 27 Abs. 39 UStG-E festgehalten sind und die Jahre 2025 bis 2027 betreffen.
Datenzugriff bei der Umsatzsteuer-Prüfung
Sofern ein Unternehmen Umsatz generiert und nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, muss Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt abgeführt werden. Kommt es zu einer Umsatzsteuer-Prüfung, ist es nicht ausreichend, wenn das Unternehmen dem Prüfer ausschließlich Papierausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem zur Verfügung stellt. Werden E-Mail-Rechnungen nicht korrekt abgegrenzt, kann der Betriebsprüfer unter Umständen auch Zugriff auf E-Mails ohne Prüfungsbezug erhalten. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen ein separates E-Mail-Postfach einrichten, welches nur für die Versendung von Rechnungen sowie für steuerrechtliche Belange genutzt wird.
Aufbewahrung elektronischer Dokumente
Da Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet sind, elektronische Rechnungen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt aufzuheben und bei Bedarf der Steuerprüfung zur Verfügung zu stellen, muss sichergestellt werden, dass alle elektronischen Rechnungen sicher und dauerhaft abgespeichert werden. Hierfür können spezielle Archivierungssysteme oder sichere Cloud-Speicherlösungen verwendet werden. Es ist empfehlenswert, regelmäßig Backups auszuführen, damit die elektronischen Rechnungen im Falle eines Datenverlusts wiederhergestellt werden können. Eine klare Organisationsstruktur für elektronische Dokumente hilft dabei, den Überblick zu behalten.
Organisation von E-Rechnungen
Um eine reibungslose Steuerprüfung zu gewährleisten, sollten Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen möglichst effizient organisieren. Um dies zu erreichen, sollten die Rechnungen systematisch sowie übersichtlich archiviert werden. Die Nutzung von benutzerdefinierten Ordnern und Dateibezeichnungen kann in diesem Fall eine große Hilfe darstellen. Damit die jeweiligen elektronischen Dokumente schnell und einfach gefunden werden können, sollte eine geeignete Suchfunktion in das System integriert werden.
Verwaltung elektronischer Rechnungen
Damit bei der Verwaltung von elektronischen Rechnungen keine Probleme entstehen, sollten Unternehmen entsprechende Schulungen für ihre Mitarbeiter anbieten. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass es beim Umgang mit E-Rechnungen zu keinen Fehlern kommt. Zudem gilt es, interne Richtlinien und Verfahren regelmäßig hinsichtlich ihrer Aktualität zu überprüfen, da sich die rechtlichen Rahmenbedingungen jederzeit ändern können. Eine enge Zusammenarbeit mit einem kompetenten Steuerberater ist zu empfehlen, um zu gewährleisten, dass alle gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt werden. Wer diese Tipps beachtet, ist gut für die nächste Steuerprüfung gerüstet.
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